martes, 31 de agosto de 2010

CONSULTAS





1. Qué es una Consulta

La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. Además, permite obtener datos de una tabla, modificarlos, elegir uno o varios campos, seleccionar registros, realizar cálculos, partiendo de los datos obtenidos se pueden crear nuevos elementos como formularios, informes o consultas.

Básicamente, una consulta (query) es una forma de buscar, encontrar y exhibir determinada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base.
Los datos que responderán a la consulta pueden provenir de una o varias tablas. En la figu-ra 1.2 el recuadro grisado titulado "Una vista del cliente" es un formulario que toma los datos de una consulta, la que agrupa información proveniente de las tablas de clientes, de provincias, de categorías IVA y de vendedores. A la respuesta de la consulta se la denomina hoja de respues-tas dinámicas.
Se le llama dinámica porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja (que podrían ser, por ejemplo, los del recuadro gris de la figura), es actualizado en la(s) tabla(s) corres-pondientes.

2. Cuáles son los tipos de Consultas

Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.


3. Enumera las opciones para crear una Consulta

Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo Ver diseño.


Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creación de consultas mediante el asistente. Vemos:

1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta. Para crearla debe:

-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas

-Hacer click en el botón nuevo

-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar

-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas

-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)

-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores

-Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar

-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de cálculo.

-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.

-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.



4. Identificar los íconos de Consulta de la ventana Base de datos

La ventana Base de Datos:

Entre los diferentes objetos que componen una base de datos Access tenemos tablas que contienen datos, formularios, las páginas de acceso a datos, los informes, las consultas y las macros y módulos (que nos sirven para automatizar las tareas).

Podemos ver todos estos objetos en la pestaña de la Ventana de Base de datos que es lo que primero que vemos al abrir una base de Datos de Access:



(Pulse en el icono para ver la imagen completa).

Cuando cerramos esta ventana se cierran también todos los objetos de esta base de datos.
Los Objetos de Base de Datos:

Tenemos dos modos para trabajar con una base de Datos de Access: el diseño y la administración de datos.

La primera nos sirve para diseñar los objetos, por ejemplo, para definir qué campos tendrá una tabla y que tipo de datos contendría cada campo.

La segunda es para introducir y modificar los datos en los objetos ya diseñados.

Para cambiar entre una vista y otra solo tenemos que pulsar el botón correspondiente en la Ventana de Base de Datos o en la Barra de herramientas de Access, si tenemos, por ejemplo abierta una tabla en modo diseño, el icono que tendremos será el de la Vista Hoja de Datos y al contrario, si tenemos abierta la tabla en modo de administración, tendríamos el botón de la Vista Diseño.
Esta será la última entrega de la Introducción, antes de que pasemos al Curso Básico. En éste capítulo daremos un breve vistazo a los diferentes objetos que componen una base de datos.
Tablas:

Como ya hemos visto en el comienzo, las tablas son la parte fundamental de cualquier base de datos ya que contienen la información en la que se basa el resto de los objetos.

También hemos visto que tenemos dos modos para trabajar en una tabla: Diseño y Hoja de Datos. El modo diseño nos sirve para definir la estructura y contenido de los campos que van a componer la tabla y Hoja de datos para gestionar los datos.
Formularios y páginas de acceso a datos:

Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc).

El formulario en sí no almacena información, solo nos permite acceder a los datos que están guardados en una tabla.

La ventaja de usar formularios consiste en que podemos trabajar simultáneamente con datos de más de una tabla en un único formulario.

La página de acceso a datos se parece a un formulario pero se guarda en un documento HTML y hace posible el acceso a la base de datos desde una Intranet o desde Internet.
Informes:

Permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único.
Consultas:

Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes.

Una consulta consiste de uno o más criterios para seleccionar los datos que nos interesan.
Programación:

Igual que otras aplicaciones de Office, Access dispone de herramientas de programación que nos permiten grabar macros para automatizar las tareas habituales o crear soluciones complejas usando VBA (Visual Basic for Applications).
Conclusión:

Vamos a terminar aquí esta breve introducción, que espero que te haya servido para formar una idea general de los que es una base de datos y los objetos que la componen.

Te espero en el Curso Básico que es una introducción un poco más práctica donde aprenderás los principios de diseño de los diferentes objetos de base de datos de los que hemos hablado en esta última entrega.

INFORME







1. Qué es un Informe y para qué sirve.




Un INFORME es un objeto de Access. Los Informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los datos.

Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.


2. Pasos para crear un informe.

El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.
El Informe o reporte de un trabajo es un documento de calidad académica en el que se da cuenta de
1) lo que se realizo
2) criterios que se hizo (necesidad a satisfacer, problema a resolver, objetivo u objetivos a lograr)
3) cómo se realizo y
4) qué resultados se obtuvieron.
Cómo se pueden dar cuenta en el informe o reporte se emplea información ya creada cuando se elaboró el proyecto o el plan de trabajo a realizar o , también, al recuperar la forma como se realizó el trabajo, así como al concluir y revisar los resultado obtenidos.


3. Cómo hacer el informe de un proyecto de manejo de información.

3.1 Primero se define el contenido.

En un proyecto de manejo de información, la primera parte del reporte o informe se integra con cuatro apartados, que se desarrollan con el propósito de ubicar a quien lee el reporte en

a) el tipo de trabajo que se realizo,
b) en las razones y motivos para hacerlo
c) en la forma en que se realizó, pero adquiere mayor importancia la cuarta parte, donde
d) se presentan los resultados, porque aquí, en esta parte, es donde se da cuenta de cuáles son, qué tan significativos, valiosos y útiles son.

En esta primera parte, se presenta la información de manera objetiva, es decir sin comentarios ni valoraciones. Se presenta la síntesis de la información obtenida (el resumen realizado con las ideas principales).

En otra parte posterior se hace un análisis crítico de la información para discriminarla. Este análisis se realiza para establecer:
* Qué resultados importantes hubo,
* Qué hallazgos o descubrimientos permite establecer la información encontrada,
* Qué tan objetiva, honesta, recta y válida resulta la información o qué tan subjetiva, manipulada, desviada o distorsionada, no- significativa y poco pertinente,
* Qué tan actual y vigente o qué tan poco actualizada

En la tercer parte se presentan los comentarios o juicios críticos de la información obtenida en relación con lo que se pretendía lograr con ella (satisfacción de una necesidad, solución de un problema, logro del objetivo).
* Qué tan completa o incompleta, suficiente o insuficiente, objetiva o manipulada, resultó la información para lograr el objetivo.
* Qué tan últil para resolver el problema o para satisfacer la necesidad.
* Por qué es útil o por qué no lo es.

En una cuarta parte se trabajan las conclusiones, que son afirmciones categóricas y breves derivadas de los hallazgos o resultados esperados y no esperados, establecidos en el análisis y en los comentarios críticos.

3. Enumera y describe brevemente las distintas formas de crear un Informe.

Diferentes formas de crear un informe:


Para crear un informe se selecciona la pestaña Crear opción: Informes

• Para crear un Informe nuevo se hace clic sobre el botón

• Para modificar el diseño de un Informe ya creado se selecciona

• Para ver cómo se imprimirá el Informe se selecciona Vista Previa.


• Diseño de Informe: abre un informe en blanco en la vista diseño y hay que ir incorporando los distintos objetos que se quiere que aparezcan en él.

• Asistente para Informes: utiliza un asistente que va guiando paso por paso en la creación del Informe.

• Informe: consiste en crear automáticamente un nuevo Informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

• Informe en blanco: abre un informe en blanco en vista Presentación

Según el tipo de informe que se elija, el Informe presentará los datos de manera diferente.

Para poder utilizar el asistente hay que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del Informe. Este será el único dato a introducir, una vez introducido se selecciona el tipo de autoinforme y se pulsa el botón Aceptar, Access se encarga del resto.

 Asistente para gráficos: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico.

 Asistente para etiquetas: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación etiquetas.


1. Introducción.
2. Planteamiento y realización de la acción
3. Resultados y su valoración
Sobre fuentes
Sobre contenidos
Reporte
4. Comentarios, señalamientos, análisis e interpretación y conclusiones.
5. Anexos (Contenidos referidos en el informe que por su amplitud y especificidad no
se incluyen en él)
Bibliografía y fuentes.

Introducción o presentación
De qué trataba el proyecto.
A qué necesidad o problemática de información respondía o
por qué era necesario.
Qué se pretendían lograr con él.
.
Planteamiento y realización de la acción
Qué planearon hacer.
Con qué recursos y medios.
Qué fuentes buscaron, con qué estrategias.
Cuáles encontraron y cómo las validaron.
..
Resultados y su valoración
Sintesis o resumen
Análisis crítico
Comentarios y juicios críticos

Conclusiones construidas con los hallazgos.
Lo relevante, lo débil, las ausencias.
Razones o causas, implicaciones y consecuencias,
Las tendencias, alternativas y escenarios futuros.



4. Establece la diferencia entre Informes y Formularios

Informe es el que muestra la información, por lo general con el fin de imprimirla.
Formulario es el que contiene controles (botones, cuadros de texto, casillas de verificación, etc.) con los cuales se interactúa, hay gente que le llama a esto la aplicación.
Por lo general, para capturar la información no se hace directamente sobre las tablas, sino que se crea un formulario con los controles para hacerlo.

FORMULARIOS

¿Qué es un formulario y para qué se utiliza?

Los formularios son plantillas que permiten la creación de documentos HTML con peticiones de datos. La principal utilidad de los formularios es la posibilidad de crear cuestionarios, encuestas, páginas de comentarios o cualquier documento en la que se desee una interacción por parte del usuario.
Los formularios nos permiten dentro de una página Web solicitar información al visitante y procesarla.

En un formulario podremos solicitar diferentes datos (campos) cada uno de los cuales quedará asociado a una variable. Una vez se hayan introducido los valores en los campos, el contenido de éstos será enviado a la dirección (URL) donde tengamos el programa que pueda procesar las variables.

Para poder realizar este último paso de procesar las variables necesitaremos realizar un programa externo en algun lenguaje de programación como PHP, ASP, PERL, C++ o Visual Basic. A este programa externo se le suele llamar CGI (Common Gateway Interface). La creación de este tipo de programas sería tema de otro manual diferente, por lo que aquí veremos como se pueden enviar las variables a nuestra dirección de correo electrónico.


¿Cuál es la estructura de un formulario?

Un formulario nos permite recoger información sobre un determinado tipo de cuestiones que se envía al que creador el formulario y que tendrá un programa que procese la información recibida. La estructura de un formulario es:
1.Etiqueta de inicio.
2.Cuerpo del formulario.
3.Botones de envío y de borrado.
4.Etiqueta de cierre.


¿Cuáles son las formas de crear un formulario?

Para crear un formulario, prueba los siguientes pasos:
Abre una base de datos que tengas creada (vale cualquiera que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo)
Activa la hoja 'Formularios', en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón 'Nuevo'
Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el 'asistente'. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos)
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn 'asistente para formularios'
En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar
Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla
A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha Pulsa el botón 'Siguiente' En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: 'En columnas' y 'Justificado' hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), 'Tabular' y 'Hoja de datos' hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla). Selecciona 'En columnas' por ejemplo Pulsa el botón 'Siguiente' Ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Ve haciendo clic sobre todos ellos y fíjate en el ejemplo que aparece a la izquierda. Cuando veas uno que te guste, selecciónalo con el ratón y luego pulsa el botón 'Siguiente' En este último paso, simplemente tienes que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que has utilizado para crear el formulario, si no quieres cambiar este nombre por otro simplemente pulsa el botón 'Terminar' Tras unos segundos, verás el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionaste Fíjate que en la parte inferior del formulario tienes una serie de botones. Estos botones te sirven para pasar de un registro a otro: ( < ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si estás en el primero), ( > ) avanza un registro, ( > ) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro.
Aquí puedes ver los datos que tienes escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos, ... igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que estás biendo es la tabla, lo que ocurre esque la estás viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.
Como verás, gracias al asistente podemos crear rápidamente un formulario. Lo único malo que tiene es que lo crea a su manera, es decir, según unos patrones que tiene predefinidos.
Nosotros podemos personalizar el formulario una vez que ha sido creado de la siguiente forma:
Pulsa el botón 'Vista'
De esta forma pasamos al diseño del formulario
Quizás te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del formulario. Básicamente tienes tres bandas o apartados: 'Encabezado del formulario', 'Detalle' y 'Pie del formulario'. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del formulario y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del formulario)
En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes
Sin soltar el botón del ratón, arrastralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha)
De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla
Para eliminar un campo del formulario, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)
Para añadir un campo al formulario selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona 'lista de campos'
Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos
Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del formulario
Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del formulario que desees
También puedes modificar el aspecto de los campos de la siguiente forma:
Selecciona cualquiera de los campos que tienes en pantalla (haciendo un solo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botón que tiene una N oscura, aplicarás el estilo 'negrilla' al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado
Justo a la derecha tienes los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha
Los tres botones que tienes a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debes pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsas este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Selecciona el que más te guste.
El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debes pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo)
El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puedes probarlo igual que los anteriores
Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el 'efecto'. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones
A la izquierda del botón de negrilla (N) tienes el tamaño de la letra. Mientras más grande hagas el número de esta casilla, más grande aparecerá el texto.
Más a la izquierda aún, tienes la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tengas instalados en tu ordenador, tendrás aquí más o menos posibilidades.
Una vez que hayas terminado de modificar el aspecto del formulario, pulsa el botón 'Vista' para comprobar el resultado